Gustavo Mira es Gerente del Grupo Ya de Restauración, grupo especializado en catering para eventos. Hoy se une al movimiento #JUNTOSCONLAHOSTELERIA para hablarnos desde su experiencia de cómo cambiarán las celebraciones de eventos una vez superado el Estado de Alarma y la desescalada. La industria del catering tendrá que adaptarse a unas nuevas circunstancias, y Gustavo ha querido compartir con nosotros una serie de estrategias para los nuevos tiempos.

Un resumen práctico, global y de gran utilidad para todos aquellos profesionales relacionados con el mundo del catering y la preparación de eventos.

Claves para el servicio de catering para eventos después del Covid-19, por Gustavo Mira

Todo va a cambiar, y por supuesto, la manera de entender el catering para eventos no va a ser una excepción. De hecho, esta actividad, como tantas otras actividades que tienen como vehículo fundamental las relaciones sociales y su expresión, se va a ver muy afectada por todas las nuevas normas sociales, legislativas, y culturales. Normas que implican asumir una nueva manera de relacionarse con los demás; o al menos una versión condicionada de nuestra forma de hacerlo, de desarrollar eventos, celebraciones, o actos de cualquier tipo.

Ante esta incierta realidad que se nos presenta, sólo cabe reaccionar con la mayor agilidad, adaptabilidad y versatilidad como nos sea posible a todas las empresas. Y más si cabe a aquellas cuya actividad es la realización de catering para eventos, como sucede en nuestra organización, Catering YA.

Pues bien, ante este reto inédito, hemos tomado las siguientes medidas inmediatas:

En lo relativo a nuestra relación con los clientes, hemos diseñado una serie de mensajes que se han materializado a través de posts en nuestras redes sociales, y de nuestras páginas webs; que tienen todos ellos un objetivo claro: transmitir tranquilidad y confianza. Siempre a través de hacer valer nuestra cercanía, adaptabilidad, y accesibilidad.

Los clientes presentes y futuros deben tener claro que Catering YA y todo su equipo está disponible para atender sus dudas o inquietudes; y que trabajamos cada día para ofrecerles alternativas o soluciones a las dificultades derivadas de esta situación. Estos mensajes, por supuesto, son elementos clave para nuestro equipo comercial y de organización de eventos.

A estas herramientas, hemos sumado unos posts de recetas, y unos mensajes orientados a mantener la ilusión en estos tiempos adversos. Además, hemos creado una sección de preguntas y respuestas relacionadas con eventos en tiempos de coronavirus en nuestra página web www.cateringya.com, que está resultando muy útil para los clientes a los que les asalta la incertidumbre sobre sus futuros eventos, o eventos previstos para los próximos meses.

En cuanto a la organización interna de la empresa, en esta fase de confinamiento hemos apostado por el teletrabajo como herramienta principal para mantener la actividad necesaria. Y una fluida comunicación interna entre los responsables de los departamentos activos, a través de las videoconferencias, archivos compartidos online, etc.

Todas las acciones en esta fase de baja actividad se desarrollan siempre bajo la premisa de reducir los costes fijos al mínimo. Si los costes fijos son el gran caballo de batalla de las empresas que desarrollamos nuestra actividad sujeta a la estacionalidad, su control es ahora más clave que nunca.

Además del control de costes, no podemos olvidar que en nuestra trayectoria hemos colaborado en incontables ocasiones y de manera recurrente con organizaciones sociales sin ánimo de lucro. Algunas de ellas son Cruz Roja, Manos Unidas, etc. Que ayudan a los más desfavorecidos, y en estos momentos hemos intensificado nuestro apoyo, aportando alimentos y material de catering a proyectos solidarios que ayudan a proporcionar menús solidarios para personas que atraviesan serias dificultades económicas. La ayuda desinteresada de muchas empresas de este sector está siendo clave para ayudar a cientos de familias cada día. Y no puedo más que sorprenderme y alegrarme de cómo esta enorme vocación de servicio está contribuyendo a ello.

Y cuando vuelva “la normalidad”, ¿qué consecuencias esperamos que tendrá el Covid-19 en nuestra actividad?

Pues bien, ante la nueva normalidad que se nos promete, tenemos muchas incertidumbres y posibles escenarios, pero una certeza nos atenaza, y es la nueva crisis económica. Este hecho

(porque ya no es un posible escenario, sino un hecho futuro) va a condicionar la forma de entender los eventos y banquetes sin duda. Los efectos más evidentes serán una reducción del número de eventos y celebraciones en gran medida, pero además se producirá una reducción considerable del número de invitados o asistentes a cada evento. Bien por cuestiones puramente económicas y laborales, bien por miedo a nuevos contagios, condicionamientos sanitarios, etc.

En el momento de retomar la actividad de catering para eventos, tendremos que poner en marcha nuevas iniciativas que ya estamos desarrollando.

Evidentemente cualquier iniciativa está condicionada a las nuevas medidas sanitarias que nos exija el contexto legal en cada momento, y todas ellas afectarán a todos nuestros procesos internos, a la relación directa con nuestros clientes, y al desarrollo productivo de nuestras elaboraciones culinarias, menús, platos, etc. Las nuevas medidas de control y análisis de puntos críticos, conocida como APPCC, será el escenario sanitario al que deberemos adaptarnos con más rigor, si cabe, que hasta ahora, todas las empresas del sector.

A pesar del reto que se nos plantea, podemos extraer ya una serie de lecciones positivas que debemos aplicar en el futuro más inmediato tras el COVID-19:

1. Debemos poner el valor a nuestros activos mas importantes: nuestro equipo.

Si te rodeas de los mejores, tendrás las mejores respuestas en las situaciones más difíciles. Y esta forma de entender la actividad empresarial toma ahora más sentido que nunca.

2. Poner en marcha una mejora necesaria de los procesos internos de APPCC

Estos procesos nos garantizarán cumplir con las nuevas exigencias sanitarias.

3. Aumentar la flexibilización debe ser un objetivo para afrontar la nueva temporalidad.

Como decíamos antes, la actividad de catering para eventos está supeditada a la temporalidad que ofrece la climatología, y ahora debemos ser lo bastante flexibles como para ser viables ante esa y otras temporalidades impuestas por otras circunstancias (como en este caso, la pandemia de Covid-19).

4. Es fundamental poner en valor la adaptabilidad y la transparencia.

Debemos mostrarnos ante nuestros clientes con los mecanismos necesarios para ofrecerles todas las alternativas que les sean necesarias para cumplir sus expectativas, siempre de una forma clara, diáfana, eficaz y concreta.

5. Aumentar la capacidad de desarrollar eventos simultáneos para compensar la estacionalidad impuesta por el clima y otras circunstancias.

Nuestros procesos deben ser lo más replicables posible, para poder concentrar más actividad en menos tiempo; garantizando que se cumplen sin excepción todos los estándares de calidad que demandan nuestros clientes. Para ello, tenemos que apostar por desarrollar y dedicar más esfuerzo en la mejora continua de las capacidades de flexibilidad de ciertos departamentos clave: recursos humanos, logística y producción de cocina.

6. Buscar la agilidad de procesos y respuestas.

Debemos tener claro que la agilidad de respuesta a nivel interno (para ser más productivos), y a nivel externo (para ser resolutivos ante las demandas de nuestros clientes) debe ser una característica esencial de nuestra manera de trabajar. La inmediatez ya rige nuestras vidas y no puede estar reñida con la efectividad.

Con mucho esfuerzo podremos ganar la batalla al coronavirus. Y la siguiente batalla también, la de la “nueva realidad” tras el Covid-19. Lo conseguiremos.