Planificar la compra para un restaurante puede ser un quebradero de cabeza. Tanto por la elección de los productos, como por la organización de los pedidos y el cálculo de su rentabilidad. La escala y el presupuesto de este tipo de compras hacen muy necesario poner en práctica nuestros conocimientos de contabilidad, estrategia e investigación. Además, nuestros almacenes suelen ser limitados y muchos de nuestros productos, perecederos. Así que la compra para cualquier restaurante es una tarea muy común para muchos hosteleros.

Para que no nos sobrepase la situación, te damos a continuación cuatro consejos con los que organizar la compra para tu restaurante. Tenlos presentes si no sabes por dónde empezar. Y, en caso de que ya tengas experiencia en este campo, te pueden ayudar a mejorar el proceso. En cualquier caso, siempre está bien partir de un esquema que nos ayude a trazar esta gestión. ¡Así que toma nota!

1.   Establece un estricto control de costes

Llevar un férreo control de los costes es fundamental. Normalmente, casi un tercio del presupuesto que utilizamos se basa únicamente en la compra de materias primas. Por ello, lo ideal es fijar un presupuesto a principios de mes únicamente para gasto en ingredientes, bebidas, etc. Una vez fijado ese presupuesto, se ha de revisar semanalmente para controlar que no se exceda. Y, en casos excepcionales, adaptar ese presupuesto si lo consideramos necesario.

El control de costes es donde la contabilidad se vuelve más indispensable. Si no se lleva adecuadamente y se revisa con frecuencia, la rentabilidad de nuestros platos puede estropearse.

2.   Revisa los pedidos según lleguen

Para evitar sorpresas más adelante, comprueba todos los pedidos nada más llegar. Asegúrate de que las cantidades y calidad son las correctas. Esta supervisión ha de ser un paso automático según llegue nuestra compra. Antes de que llegue el reparto, ten preparada la lista del pedido. Y una vez lo hayan depositado, compara la lista del pedido, la factura y los productos recibidos. Así, te asegurarás rápidamente de que todo cuadre.

Afortunadamente, hoy en día contamos con muchas herramientas digitales para ayudarnos en el control de stock. Asegúrate de registrar todo el pedido en tu TPV o en la nube. Esto te ahorrará tiempo en los posteriores inventarios.

3.   Calcula un margen de sobrante por cada pedido (y ten un plan B para ese sobrante)

Cuando hagas un pedido, intenta no quedarte corto. A casi todas las compras de estas dimensiones se les agrega un margen por si hay más demanda o por si por cualquier razón una parte se echa a perder. Por eso es muy común que sobre parte de la materia prima al final de la semana. Aunque debemos vigilar que los sobrantes sean menores, también puedes aprovecharlos con un plan B. Si son productos perecederos, puedes incluirlos en menús del día, tapas de aperitivo… Cuando hagas tu compra, planea también qué alternativa tienes preparada para esos productos. Esta medida es tanto económica como ecológica, así que tenla siempre en cuenta.

4.   Compra a granel para calcular mejor las cantidades

La compra a granel nos facilita conseguir cantidades más exactas de los productos. Puedes calcular exactamente la media de cada producto que suelas comprar. Las compras ya envasadas de productos perecederos no nos permiten mucho margen, y suelen propiciar un mayor desperdicio de la materia prima.

La previsión es la gran aliada de la compra a granel. ¡Utilízala! Puedes empezar por productos con una fecha de caducidad amplia (legumbres, frutos secos…), para calcular un pedido a granel económico y preciso.

Planificando tus compras adecuadamente evitarás desperdiciar comida, cuidarás la rentabilidad de tus platos, vigilarás el escandallo, y sortearás imprevistos. No solo es parte de nuestra previsión, sino un deber en el área de la contabilidad para el restaurante. Incluso cuando tienes proveedores de confianza y un calendario de pedidos bien definido, pueden surgir imprevistos. Por eso, aunque muchas veces se convierta en algo rutinario y automático, es importante repasar todo el proceso en busca de puntos a mejorar.